On imagine aisément que toutes les mesures effectuées en vue de la ventilation des charges prises en compte par l’analyse donnent lieu à l’établissement de très nombreux relevés, qu’il s’agisse d’affecter des charges directes, de compter des unités d’œuvres, ou de compter les quantités relatives aux entrées et aux sorties de stock.
La saisie des données en comptabilité analytique
Nous ne tenterons pas de décrire tous les procédés utilisés, qui ne sont évidemment pas normalisés et qui peuvent concerner des informations aussi diverses que :
- relevé de compteurs de vapeur, d’électricité,…
- relevé de tonnage produit par un atelier,
- détail d’heures d’entretien dans les diverses unités d’une usine,
- bon de travail d’un ouvrier,
- journal des entrées en magasin,
- journal des sorties de magasin,
- fiche de stock pour un produit,
- bon de sortie de magasin à destination d’un service,
- etc.
A ce niveau de détail, on s’éloigne du caractère théorique et abstrait des considérations qui précèdent. Il ne s’agit plus en effet ici de classements réalisables par des ordinateurs, ni d’application stricte de règles préalablement définies, mais du remplissage à la main (1) de nombreux agents de l’entreprise de bons et de fiches d’aspects très divers.
Nous donnerons ici deux exemples : le bon de travail et le bon de sortie de magasin. Le bon de travail est un instrument utilisé pour suivre les différentes opérations effectuées par un ouvrier au cours d’une journée. Il est souvent rempli par le contremaître. Il peut se présenter comme sur le Schéma 1 ci-après :
Schéma 1: Exemple de bon de travail :
Notes:
(1): Notons toutefois que la saisie automatisée des données de base de la comptabilité analytique a tendance actuellement à se répandre, grâce à la mise en place de systèmes informatiques ad hoc.
La comptabilité analytique, rassemblant tous les bons de travail émis dans l’entreprise, pourra déterminer les coûts de main d’œuvre directe affectables à chaque produit ou à chaque commande
(2). Le bon de travail peut également servir de base à l’établissement de la paie du personnel horaire ou payé au rendement, ainsi que de moyen de contrôle de la productivité et du présentéisme.
Le « taux horaire » utilisé pour valoriser les temps consacrés à chaque produit ou commande est déterminé grâce aux éléments suivants :
– le temps de présence T, qui est, soit le temps de présence effectif pour le personnel horaire dont la rémunération est fondée sur ce paramètre (avec des primes liées au travail effectif ou au rendement), soit le temps de présence théorique pour le personnel payé au mois ;
– le coût de l’heure de présence C, calculé par catégorie de personnel, grâce aux données relatives aux charges de personnel, fournies par la comptabilité générale;
– le temps de travail utile t, qui peut être soit le temps utile total effectivement constaté sur les bons de travail des ouvriers concernés, soit un temps préétabli normatif ou prévisionnel ; l’usage d’un temps utile préétabli induit évidemment des différences d’incorporation au niveau des frais de personnel.
L’écart entre temps de présence et temps utile correspond aux délais de mise en train, aux interruptions normales du travail (relâches, approvisionnement des postes, réglage d’outils, nettoyage, entretien, etc.) et aux pannes.
Le taux horaire utilisé est alors : C x T / t
Le bon de sortie de magasin, qui peut se présenter comme sur le Schéma 2 ci-après, sert à la fois au contrôle des sorties de stock et à l’attribution de leur montant, soit aux coûts des produits, soit aux centres d’analyse.
Le système d’informations élémentaires constitué par la saisie et la transmission des nombreux documents du type de ceux qui précèdent mobilise des énergies considérables. Il est souvent long à mettre en place et difficile à modifier si l’on en éprouve le besoin (3).
Notes:(2):ainsi que les coûts indirects transmis par un centre auxiliaire (d’entretien, par exemple) aux centres principaux, lorsque l’heure de main d’œuvre est l’unité d’œuvre de ce centre auxiliaire (3):et il l’est tout autant si la saisie est automatisée.
Ces considérations renvoient au problème du coût de l’information. Plus une comptabilité analytique est fine et détaillée, plus les données élémentaires à saisir sont nombreuses et plus leurs classements et regroupements sont complexes. L’accroissement des dépenses correspondantes (cabinet-conseil spécialisé, ordinateur, matériel de saisie, formation des agents concernés, personnel supplémentaire à la comptabilité, ..) et celui des délais d’obtention des coûts sont à confronter à l’intérêt d’un affinement du découpage et des ventilations par rapport aux besoins que sont censés satisfaire ces calculs de coûts.
Schéma 2 : Exemple de bon de sortie magasin
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