Le rattachement des charges et des produits à l’exercice

Au cours de l’année, le comptable de l’entreprise enregistre un nombre important de pièces. Parmi celles-ci, une partie est en décalage par rapport à l’exercice. Voici quelques explications, parmi d’autres, qui expliquent ce décalage :

– une facture d’assurance a été enregistrée le 1er juillet, mais la période assurée concerne pour moitié l’exercice pour lequel on prépare le bilan et pour moitié l’exercice suivant;
– une facture a été envoyée à un client, mais elle comporte des prestations qui ne se feront que l’année prochaine;
– en décembre, il y a eu des consommations téléphoniques, mais la facture n’arrivera que l’année prochaine;
– en décembre, de la marchandise a été envoyée à un client, mais la facture ne sera établie qu’en janvier prochain.

Pour préparer le bilan, il va falloir régulariser tous ces décalages en vertu du principe d’indépendance des exercices: toutes les charges et tous les produits doivent être précisément rattachés à l’exercice auquel ils se rapportent, et ce, afin de déterminer un résultat correct. Pour y parvenir, nous allons successivement utiliser les méthodes concernant:

• Les charges constatées d’avance.
• Les produits constatés d’avance.
• Les factures non parvenues.
• Les factures à établir.

 Les charges constatées d’avance (CCA)

Les charges constatées d’avance concernent des factures déjà enregistrées en comptabilité, mais dont l’objet ou la prestation ne concerne qu’une partie de l’exercice dont on prépare le bilan, l’autre concernant l’exercice comptable suivant. Il faut donc régulariser en «enlevant » du bilan la part de ces charges qui n’est pas en rapport avec l’exercice en cours par le biais d’un enregistrement des charges constatées d’avance (CCA) dans le journal des opérations diverses (OD).

Remarque: l’enregistrement des CCA se fait en HT.

Prenons l’exemple d’une facture d’assurance datée de juillet 2015 et d’un montant de 500,00 €, la période de garantie couverte courant du 1er juillet 2015 au 30 juin 2016. En juillet 2015, cette facture a été enregistrée: le compte 616 – Assurances a été débité pour 500,00 € et le compte
401 – Fournisseurs a été crédité de la même somme. Toutefois, la valeur se rapportant à l’exercice 2015 n’est que de 250,00 € (la moitié): il faut donc diminuer de l’autre moitié la charge rapportée à l’exercice en enregistrant cette charge constatée d’avance ainsi.

Voici un autre exemple: une facture de loyer de 800 € HT en date du 15 décembre 2015 qui concerne le loyer de janvier 2016. Pour enregistrer la facture, on avait débité le compte 613 – Location et le compte 44566 -TVA déductible sur ABS, puis crédité le compte 401 Fournisseurs… On va «sortir » le loyer de janvier 2016 du bilan 2015 par une écriture de CCA.

Les produits constatés d’avance (PCA)

Les produits constatés d’avance concernent des factures déjà faites et enregistrées en comptabilité, mais dont l’objet ou la prestation concerne, pour tout ou partie, l’exercice comptable suivant. Il est donc nécessaire de régulariser en «rajoutant» au bilan ces produits,en totalité ou pour partie, qui sont en rapport avec l’exercice en cours par le biais d’un enregistrement des produits constatés d’avance (PCA) dans le journal des opérations diverses (OD).

Remarque: l’enregistrement des PCA se fait lui aussi en HT.

Voici un nouvel exemple: le 27 décembre 2015, une facture de 1000 € a été adressée à un client pour des prestations de maintenance informatique qui ne seront réalisées qu’en janvier 2016. Cette facture a été enregistrée en décembre 2015 en créditant le compte 706 – Prestations de services de 1000,00 € et le compte 44571 – TVA collectée, et en débitant le compte 411 – Clients.

Dans la préparation du bilan, on «sort » cette prestation ne concernant pas 2015 par une écriture de produits constatés d’avance (PCA), qui se présente comme suit.

Astuce:

Notez que le compte 487 – Produits constatés d’avance comporte un 7 en 3e position, ce qui indique qu’il se rapport e aux produit s. Le compte 486 – Charges constatées d ‘avance a un 6 en 3e position, ce qui indique qu’il se réfère aux charges. Ces comptes 486 et 487 ont, par ailleurs, un 8 en seconde position, ce qui indique un compte de régularisation. Les subtilités de la codification du plan comptable permettent ainsi de mieux retenir certains comptes:

> 4 pour un compte de tiers
>> 8 pour un compte de régularisation
>>> 7 pour un compte de charges
>>>> 487 – Produits constatés d’avance

Dans certaines entreprises, pour se faciliter la tâche, le comptable attendra 2016 pour enregistrer la facture, plutôt que de l’enregistrer en décembre 2015 alors que son objet concerne 2016, et ensuite passer une écriture de PCA…

Les factures non parvenues (FNP)

Il s’agit de prestations réalisées ou de biens cédés par des fournisseurs en 2015, dont les factures ne sont pas encore arrivées et qui n’ont donc pas pu être enregistrées en 2015 dans la comptabilité de l’entreprise. Il faut donc régulariser en «rajoutant» au bilan ces charges en rapport avec l’exercice en cours par le biais d’un enregistrement des factures non parvenues (FNP) dans le journal des opérations diverses (OD).

Remarque: l’enregistrement des FNP, au compte 408, se fait en TTC.

Prenons l’exemple d’une facture de téléphone de 100,00 € HT, qui concerne des consommations sur 2015, mais qui ne sera reçue que début 2016. Dans la préparation du bilan, on «rattache» cette prestation à l’exercice 2015 par une écriture de factures non parvenues (FNP).

Dans cet exemple, a été utilisé le compte 408 – Fournisseurs, factures non parvenues pour créditer le TTC de la facture non parvenue. S’il s’était agi d’un avoir non parvenu, c’est le compte 4098 – Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus qui aurait été utilisé.

L’avoir non parvenu s’enregistre avec une écriture dont le sens est inversé par rapport à la facture non parvenue.

Remarque : comme il n’y a pas lieu de récupérer de la TVA déductible sur une facture qui n’a pas encore été reçue, la TVA de cette facture a été enregistrée dans le compte 4458 – TVA à régulariser, dont nous verrons le fonctionnement au chapitre sur les «opérations avancées».

Les factures à établir (FAE)

Il s’agit de prestations ou ventes réalisées par l’entreprise en 2015, dont les factures n’ont pas encore été faites ni enregistrées dans sa comptabilité en 2015. Il faut donc régulariser en «rajoutant » au bilan ces produits en rapport avec l’exercice en cours grâce à un enregistrement des factures à établir (FAE) dans le journal des opérations diverses (OD).

Remarque: l’enregistrement des FAE se fait en TTC.

Par exemple, on constate qu’une facture client de 5000 € HT (6000 € TTC) pour la vente de marchandises ne pourra être établie que l’année suivante. Dans la préparation du bilan, on «rattache» cette prestation de vente à l’exercice 2015 par une écriture de factures à établir (FAE).

S’il s’était agi d’un avoir à établir, le compte à utiliser aurait été le 4198 – Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir, et l’écriture aurait alors été passée de manière inversée par rapport à une FAE.

Cas pratique:Rattachement des charges et produits à l’exercice

Vous êtes en préparation du bilan 2015 et vous devez passer les écritures correspondant aux cas suivants:

1. CCA (charges constatées d’avance). Le 16 septembre 2015, vous avez enregistré une facture de 6000 € HT (la TVA est de 1200 €) de votre prestataire informatique. Elle concerne une maintenance informatique (compte 615 – Entretien et réparations) qui s’étale sur 2015 et 2016: du 1er octobre 2015 au 30 septembre 2016.
2. PCA (produits constatés d’avance). Le 26 décembre 2015, vous avez envoyé une facture de prestations de services (compte 706-Prestations de service), pour 10000 € HT (avec 2 000 € de TVA) à un client. Vous avez enregistré la facture, mais les prestations s’y rapportant ne seront effectivement réalisées qu’en 2016.
3. FNP (factures non parvenues). Vous ne recevrez qu’en 2016 une facture de téléphone pour 200 € HT (la TVA est à 20 %), laquelle correspond à des consommations de décembre 2015. Vous utiliserez le compte 626 – Frais postaux et de télécommunications.
4. FAE (factures à établir). En 2015, vous avez omis d’envoyer à un client une facture de vente de marchandises d’un montant de 4000 € HT (TVA à 20 %), que vous ne pourrez établir qu’en 2016. Utilisez le compte 707 – Ventes de marchandises.

Correction : Rattachement des charges et produits à l’exercice

1. CCA: les prestations informatiques facturées pour la période allant de janvier à septembre 2016 ne concernentpas l’exercice 2015, soit 4500 € (6000 x 9/12) à régulariser pour le bilan 2015. On prend ici le montant HT.

2. PCA: la totalité des prestations de service facturées  par l’entreprise se rapporte à l’exercice 2016, donc 10 000 €à régulariser pour le bilan 2015. Ici aussi, la somme à considérer est HT.

3. FNP: la somme à créditer au compte 408 doit être en TTC.

4. FAE: la somme à débiter au compte 418 doit être en TTC.